Proceso disciplinario laboral: cómo citar a descargos y sancionar con un trámite que resista la revisión de un juez
Un trabajador falta tres lunes seguidos, otro maltrata a un cliente, un tercero saca mercancía sin permiso. La reacción natural es sancionar ya. El problema es que, desde la reforma laboral, el proceso disciplinario laboral en Colombia tiene pasos mínimos fijados por ley, y saltarse uno deja la sanción expuesta a que un juez la eche para atrás.
Aquí está lo que exige hoy el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), cómo se hace una diligencia de descargos y un modelo de citación. En A&R Sociedad Jurídica acompañamos a empleadores en este trámite, desde Bogotá o de forma virtual.
Un ejemplo típico: una bodega con 30 trabajadores cita a un operario a descargos para la misma tarde de la falta, no le entrega el video que lo compromete y lo suspende al salir de la reunión. Con la ley vigente, esa suspensión nace con tres defectos.
Qué exige hoy la ley: el artículo 115 tras la Ley 2466 de 2025
El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 reescribió el artículo 115 del CST. La ley rige desde su promulgación (artículo 70) y salió en el Diario Oficial 53.160 del 25 de junio de 2025. Desde entonces, toda sanción disciplinaria debe respetar estos principios mínimos: dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, defensa, contradicción de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, buen nombre y honra, y non bis in idem (nadie responde dos veces por el mismo hecho).
El procedimiento mínimo tiene siete pasos:
- Comunicar formalmente al trabajador que se abre el proceso.
- Indicarle por escrito los hechos, conductas u omisiones que lo motivan.
- Trasladarle todas y cada una de las pruebas.
- Darle un término no inferior a cinco días para pronunciarse, controvertir las pruebas y aportar las suyas. Si se defiende de palabra, se levanta un acta con su versión.
- Decidir de forma motivada, con la causa concreta de la decisión.
- Si hay sanción, que sea proporcional a la falta.
- Permitirle impugnar la decisión.
Los parágrafos agregan reglas prácticas: término razonable, con inmediatez, salvo que la convención, un laudo o el reglamento fijen otro; acompañamiento sindical; ajustes razonables para quien tenga una discapacidad, y uso de medios tecnológicos si el trabajador dispone de ellos.
La excepción (parágrafo 6): el procedimiento completo no aplica a los trabajadores del hogar ni a las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores definidas en el Decreto 957 de 2019, que clasifica por ingresos; el texto pide ambas condiciones. Esos empleadores igual deben escuchar antes al trabajador sobre los hechos, respetando su defensa y el debido proceso. El resto de cambios está en nuestro resumen de la reforma laboral vigente.
El reglamento interno: la falta y la sanción deben estar previstas antes
El numeral 16 del artículo 108 del CST exige que el reglamento traiga la escala de faltas, el procedimiento para comprobarlas y la escala de sanciones. Y el artículo 114 prohíbe imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, la convención o pacto colectivo, un fallo arbitral o el contrato.
La reforma ordenó actualizar el reglamento al nuevo procedimiento dentro de los doce meses siguientes a su vigencia (parágrafo 4 del artículo 115). Ese plazo venció en junio de 2026. Si el suyo sigue con el texto anterior, haga la actualización del reglamento interno de trabajo antes de abrir el próximo proceso.
Sanciones permitidas y sus límites
El CST fija topes que ningún reglamento puede superar:
- Límite general (artículo 111): ni penas corporales ni medidas lesivas de su dignidad.
- Suspensión (artículo 112): máximo ocho días la primera vez y dos meses si hay reincidencia.
- Multa (artículo 113): solo por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente, sin pasar de la quinta parte del salario de un día. Se puede descontar del salario, pero ese dinero va a una cuenta especial para premios o regalos a los trabajadores.
Sancionar no es lo mismo que despedir con justa causa
El despido con justa causa del artículo 62 del CST no es, en principio, una sanción disciplinaria. Así lo unificó la Corte Constitucional en la Sentencia SU-449 de 2020: es una facultad contractual. Por eso, en principio, no exige el procedimiento del artículo 115, salvo que el reglamento, el contrato, la convención o un laudo prevean el despido como sanción o fijen un trámite, o que la ley lo imponga (como en el despido por deficiente rendimiento). La sentencia es anterior a la reforma y el tema se sigue discutiendo: si el despido nace de una falta, lo más seguro es seguir el mismo procedimiento.
Eso no autoriza a despedir sin oír al trabajador. La misma sentencia declaró que el artículo 62 solo permite terminar con justa causa si antes se le dio el derecho a ser escuchado, y exigió además inmediatez, una causal prevista en la ley, motivos concretos comunicados al despedir y preaviso de quince días en las causales de los numerales 9 a 15. Citar a descargos no es la única forma de oírlo, pero sí la más fácil de probar.
Otro punto que pesa en juicio: por el artículo 66, después no se pueden alegar motivos distintos a los que se comunicaron al despedir. Si el juez concluye que no hubo justa causa, por regla general la empresa paga la indemnización del artículo 64; puede estimarla con la calculadora de indemnización por despido.
Paso a paso de la diligencia de descargos
- Documente la queja: quién informa, qué pasó, cuándo y dónde, con sus soportes.
- Revise reglamento y contrato. Ubique la falta en la escala y la sanción que prevé.
- Envíe la citación por escrito con los hechos, copia de las pruebas y la fecha de la diligencia, con al menos cinco días hábiles para la defensa.
- Haga la diligencia con acta, con preguntas abiertas y espacio para que el trabajador aporte o pida pruebas.
- Deje leer el acta antes de firmar. Si no firma, anótelo con la firma de los asistentes.
- Decida por escrito: por qué la prueba demuestra la falta y por qué la sanción es proporcional.
- Indique cómo y ante quién impugnar, según el reglamento.
Modelo de citación a descargos
Es un modelo general ajustado al artículo 115 vigente; debe adaptarse al reglamento interno de cada empresa.
[Ciudad], [fecha]
Señor(a)
[nombre del trabajador]
[cargo] · [documento de identidad]
Asunto: Apertura de proceso disciplinario y citación a diligencia de descargos
Conforme al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y al capítulo [número] del Reglamento Interno de Trabajo de [nombre de la empresa], le comunicamos la apertura de un proceso disciplinario por los siguientes hechos:
1. [Descripción concreta: qué ocurrió, fecha, hora y lugar].
2. [Otro hecho, si lo hay].
Estos hechos podrían constituir [la falta del artículo (número) del reglamento], calificada como [leve o grave] en la escala de faltas.
Adjuntamos copia de todas las pruebas en que se funda el proceso: [lista de pruebas].
Lo citamos a diligencia de descargos el [fecha], a las [hora], en [lugar, o enlace virtual si usted cuenta con los medios para conectarse]. Hasta esa fecha, que está a no menos de cinco (5) días hábiles del recibo de esta comunicación, puede presentar sus explicaciones por escrito, controvertir las pruebas y aportar o pedir las que considere necesarias para su defensa.
Si está afiliado a un sindicato, puede asistir con uno o dos representantes sindicales que sean trabajadores de la empresa. Si requiere algún ajuste razonable para la comunicación, infórmelo a [nombre y correo].
De la diligencia se levantará un acta con su versión, que podrá leer antes de firmar. La decisión se le comunicará por escrito y motivada, y podrá impugnarla ante [instancia del reglamento] dentro de [plazo del reglamento].
Atentamente,
[nombre y cargo de quien cita]
Recibido: [firma del trabajador, fecha y hora] o constancia de envío por [medio].
Errores que tumban un proceso disciplinario laboral
Los más frecuentes en juicio:
- Citar sin entregar las pruebas, o solo mencionarlas.
- Dar menos de cinco días para la defensa.
- Hechos vagos, como “mal comportamiento”, sin fecha ni conducta concreta.
- Dejar pasar meses entre el hecho y la decisión.
- Sancionar con algo que el reglamento no prevé, o pasarse de los topes de suspensión y multa.
- Decidir sin motivar ni explicar la proporcionalidad.
- Despedir con una causal y defenderse en juicio con otra.
Cuándo conviene un abogado y qué hace A&R
Antes de enviar la citación, no después de la demanda. Sobre todo si la falta puede terminar en despido o el trabajador tiene alguna protección especial.
En A&R Sociedad Jurídica revisamos hechos y pruebas, redactamos la citación, acompañamos la diligencia de descargos y damos un concepto escrito sobre la sanción o la terminación. También revisamos que sus contratos de trabajo como empleador respalden lo que dice el reglamento. Para apoyo continuo está la asesoría laboral para empresas. No prometemos resultados: le decimos qué tan sólido está su caso y qué le falta.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días debo darle al trabajador para presentar descargos?
No menos de cinco (numeral 4 del artículo 115 del CST). La norma no dice si son hábiles o calendario; el artículo 62 de la Ley 4 de 1913 descuenta los feriados de los plazos legales de días, y lo prudente es contar cinco hábiles.
¿Debo hacer un proceso disciplinario laboral antes de despedir con justa causa?
Según la Sentencia SU-449 de 2020, no siempre el procedimiento completo, pero sí debe oír antes al trabajador en todas las causales del artículo 62 del CST. Si el reglamento, el contrato o la convención prevén el despido como sanción o fijan un trámite, hay que cumplirlo.
¿Puedo hacer la diligencia de descargos por videollamada?
Sí. El parágrafo 5 del artículo 115 del CST permite usar tecnologías de la información si el trabajador tiene esas herramientas a su disposición.
Mi empresa tiene menos de diez trabajadores: ¿también debo seguir este procedimiento?
Si es micro o pequeña según el Decreto 957 de 2019 (que clasifica por ingresos) y tiene menos de diez trabajadores, el parágrafo 6 del artículo 115 del CST la exceptúa del procedimiento completo. Igual debe escuchar antes al trabajador, con respeto de su defensa y del debido proceso.
¿Puede el sindicato estar presente en los descargos?
Sí, si el trabajador está afiliado: puede ir con uno o dos representantes del sindicato que trabajen en la empresa y estén en la diligencia (parágrafo 2 del artículo 115 del CST).
Revise el proceso antes de firmar la sanción
Traiga la queja, las pruebas y su reglamento a la primera asesoría, sin costo. Le decimos qué paso falta y cómo se pactarían los honorarios si decide que lo acompañemos. Lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., con cita previa en la Torre Colpatria de Bogotá o virtual en toda Colombia.
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