Elaboración del Reglamento Interno de Trabajo

Elaboración del reglamento interno de trabajo: la norma de la casa, escrita para sostenerse en juicio

El día que una empresa necesita su reglamento interno de trabajo suele ser el peor día para descubrir que no lo tiene. Un operario llega en estado de embriaguez, el supervisor lo suspende tres días y, meses después, un juez laboral declara la sanción ilegal: no había reglamento publicado, ni escala de faltas, ni procedimiento. La empresa termina pagando salarios dejados de percibir e indemnización. Todo por un documento que se pudo redactar en dos semanas.

En A&R Sociedad Jurídica elaboramos y actualizamos reglamentos internos de trabajo a la medida de cada operación: no descargamos una plantilla de internet con artículos que hablan de máquinas que su empresa no tiene. Redactamos la escala de faltas pensando en sus cargos reales, incorporamos las normas nuevas —desconexión laboral, acoso sexual, reforma laboral— y dejamos el procedimiento de publicación bien hecho, que es donde la mayoría se equivoca.

¿Cuándo necesita este servicio?

Llame antes de que el problema llame primero. Los escenarios típicos:

• Su empresa superó el umbral del artículo 105 del CST — pasó de 5 trabajadores siendo comercial, de 10 siendo industrial o de 20 en actividad agrícola, ganadera o forestal, y quedó legalmente obligada.
• Tiene reglamento, pero es de antes de 2022 — le faltan la política de desconexión laboral, la ruta de atención de acoso sexual de la Ley 2365 de 2024 y los ajustes de la reforma laboral de 2025. Esa actualización, además, ya es tarde: la Ley 2466 de 2025 dio doce meses para hacerla y el plazo venció el 25 de junio de 2026.
• Necesita sancionar y no tiene con qué — sin escala de faltas ni procedimiento publicado, las suspensiones y multas se caen en juicio.
• Un inspector del Ministerio del Trabajo requirió a la empresa — y entre los documentos exigidos aparece el reglamento que nunca se adoptó.
• Compró una plantilla genérica — con jornadas que no aplican, cargos inexistentes y artículos del CST derogados. Un reglamento copiado también genera pleitos.
• El sindicato o los trabajadores objetaron el reglamento — y hay que responder los ajustes solicitados dentro del trámite del artículo 119 del CST.

Verificador: ¿su empresa está obligada a tener reglamento interno de trabajo?

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo fija umbrales distintos según la actividad. Seleccione la suya, escriba cuántos trabajadores permanentes ocupa y vea el resultado.

Qué incluye la elaboración del reglamento

• Levantamiento de información de la operación — cargos, turnos, sedes, riesgos propios del negocio: el reglamento se escribe sobre su realidad, no sobre una plantilla.
• Redacción del contenido mínimo del artículo 108 del CST — horarios, descansos, salarios y lugares de pago, orden jerárquico, normas de higiene y seguridad, obligaciones y prohibiciones.
• Escala de faltas y sanciones con procedimiento disciplinario — comunicación escrita de los hechos, entrega de pruebas, mínimo cinco días para la defensa, decisión motivada, recurso y acompañamiento sindical, según el artículo 115 del CST tal como quedó con la Ley 2466 de 2025.
• Capítulos de ley reciente — mecanismos de prevención del acoso laboral (Ley 1010 de 2006), política de desconexión laboral (Ley 2191 de 2022) y ruta de atención del acoso sexual (Ley 2365 de 2024).
• Trámite de publicación y objeciones — dos copias legibles en dos sitios distintos y publicación virtual permanente, como lo exige el artículo 120 del CST tras la Ley 2466 de 2025, más la circular interna y la respuesta a las solicitudes de ajuste de trabajadores o sindicato en los 15 días hábiles del artículo 119.
• Capacitación breve a jefes y recursos humanos — de nada sirve un buen reglamento aplicado mal.

Cómo trabajamos

1. Diagnóstico — primera asesoría sin costo: verificamos si está obligado, qué tiene hoy y qué le falta.
2. Levantamiento — reunión con gerencia y recursos humanos para mapear cargos, turnos y problemas disciplinarios recurrentes.
3. Redacción — entregamos el proyecto completo con los capítulos obligatorios y las políticas anexas que exige la ley.
4. Ajustes y adopción — revisamos sus comentarios, dejamos la versión final y guiamos la publicación en cartelera y la circular interna.
5. Objeciones y cierre — si trabajadores o sindicato piden ajustes, proyectamos la respuesta y las modificaciones a que haya lugar.
6. Actualización periódica — cada reforma relevante (como la Ley 2466 de 2025) genera una alerta y una propuesta de otrosí al reglamento.

Marco legal del reglamento interno de trabajo

La obligación nace del artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo: deben adoptar reglamento los empleadores con más de cinco (5) trabajadores permanentes en empresas comerciales, más de diez (10) en industriales, más de veinte (20) en agrícolas, ganaderas o forestales, y más de diez (10) en empresas mixtas. El contenido mínimo lo fija el artículo 108. Y el artículo 115, reescrito por el artículo 7º de la Ley 2466 de 2025, ya no se conforma con «oír al trabajador»: exige comunicación formal y escrita de los hechos imputados, entrega de las pruebas, un plazo mínimo de cinco días para la defensa, decisión motivada por escrito, derecho a recurrirla, acompañamiento de representantes sindicales y ajustes razonables para trabajadores con discapacidad. Es el estándar que la Corte Constitucional ya había anticipado en la Sentencia C-593 de 2014, hoy convertido en texto legal. La misma norma ordenó a los empleadores actualizar su reglamento interno dentro de los doce meses siguientes a la entrada en vigencia de la reforma: ese plazo se cumplió el 25 de junio de 2026, de modo que todo reglamento que siga describiendo el procedimiento anterior está desactualizado frente a la ley.

Desde la Ley 1429 de 2010 (artículo 65) el reglamento ya no requiere aprobación previa del Ministerio del Trabajo. El trámite actual combina dos normas. El artículo 119 mantiene la publicación y la circular interna, con 15 días hábiles para que los trabajadores o la organización sindical pidan ajustes cuando consideren que alguna cláusula viola la ley. Y el artículo 120, modificado por la Ley 2466 de 2025, subió el listón de la publicación: hay que fijar dos copias legibles en dos sitios distintos y publicarlo por un medio virtual al que los trabajadores puedan entrar en cualquier momento. Que no haya aprobación previa no significa que no haya control: los inspectores de trabajo pueden sancionar con multas, conforme al artículo 486 del CST modificado por la Ley 1610 de 2013, al empleador obligado que no lo adopte o que aplique cláusulas ilegales.

El reglamento, además, dejó de ser un documento estático. La Ley 1010 de 2006 exige incorporar mecanismos de prevención del acoso laboral y un procedimiento interno confidencial; la Ley 2191 de 2022 obliga a contar con política de desconexión laboral; la Ley 2365 de 2024 ordena reflejar la prevención del acoso sexual en el reglamento y en los protocolos; y la reforma laboral (Ley 2466 de 2025) amplió la noción de acoso y violencia en el trabajo, lo que obliga a reescribir los capítulos de convivencia de casi todos los reglamentos anteriores.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas están obligadas a tener reglamento interno de trabajo?

Las comerciales con más de 5 trabajadores permanentes, las industriales con más de 10, las agrícolas, ganaderas o forestales con más de 20 y las mixtas con más de 10 (artículo 105 del CST). Una tienda con 6 empleados de planta ya está obligada; una finca con 15, todavía no.

¿El Ministerio del Trabajo tiene que aprobar mi reglamento?

No. La Ley 1429 de 2010 eliminó la aprobación previa. Lo que sí exige la ley es publicarlo bien: dos copias legibles en dos sitios distintos y, desde la Ley 2466 de 2025, también por un medio virtual al que los trabajadores puedan entrar en cualquier momento (artículo 120 del CST), además de la circular interna. Los trabajadores pueden objetar cláusulas ilegales dentro de los 15 días hábiles siguientes.

¿Puedo sancionar a un trabajador si no tengo reglamento interno?

Las sanciones disciplinarias —suspensiones, multas— requieren estar previstas en el reglamento o en el contrato y seguir el procedimiento del artículo 115 del CST: hechos comunicados por escrito, pruebas a la vista y un mínimo de cinco días para que el trabajador se defienda. Sin ese soporte, la sanción es ilegal y el juez la revierte. El despido con justa causa es otra figura, pero también se debilita sin reglas claras escritas.

¿Qué debe decir el reglamento sobre acoso laboral y acoso sexual?

Debe prever mecanismos de prevención y un procedimiento interno confidencial y conciliatorio (artículo 9 de la Ley 1010 de 2006), más la política y ruta de atención del acoso sexual que exige la Ley 2365 de 2024. El comité de convivencia laboral opera sobre esa base.

¿Cada cuánto se actualiza el reglamento interno de trabajo?

Cada vez que cambie la ley o la operación, y en este momento hay un plazo legal de por medio. La Ley 2466 de 2025 ordenó actualizar todos los reglamentos internos dentro de los doce meses siguientes a su entrada en vigencia: ese término se cumplió el 25 de junio de 2026, así que la empresa que no lo haya hecho ya está en mora. Solo entre 2022 y 2025 aparecieron además tres obligaciones nuevas —desconexión laboral, prevención del acoso sexual y la definición ampliada de acoso—, de modo que un reglamento de 2019 sin actualizar tiene vacíos en todos los frentes.

¿Qué sanción hay por no tener reglamento interno de trabajo?

Multas que el inspector de trabajo impone conforme al artículo 486 del CST, modificado por la Ley 1610 de 2013, graduadas según el tamaño de la empresa y la gravedad del incumplimiento. El costo mayor suele ser indirecto: sanciones disciplinarias revertidas y procesos laborales perdidos por falta de procedimiento.

Servicios relacionados

• Contratos de trabajo bien redactados para su empresa — reglamento y contrato trabajan en pareja: uno fija las reglas generales, el otro las particulares.
• Defensa en casos de acoso laboral — si ya hay una queja en curso, el capítulo de convivencia del reglamento es su primera línea de defensa.
• Abogados para empresas — acompañamiento jurídico permanente en lo laboral, comercial y societario.