Cobro de Cartera para Empresas en Bogotá

Cobro de cartera para empresas: qué hacer con las facturas vencidas, en qué orden y con qué plazos

Ya mandó los correos, llamó varias veces y el cliente repite que la otra semana paga. Ese es el momento de ordenar el cobro de cartera: primero un requerimiento escrito y, si el pago no llega, el proceso ejecutivo ante un juez, donde el embargo de bienes se puede pedir desde la demanda. El resultado depende de los papeles que usted ya tiene y de no dejar vencer los plazos.

En A&R Sociedad Jurídica llevamos cobros prejurídicos y jurídicos para pymes, distribuidoras y conjuntos, en la Torre Colpatria de Bogotá con cita previa o de forma virtual en todo el país.

¿Cuándo pasar el cobro de cartera a un abogado?

Conviene hacerlo cuando el cliente incumplió dos compromisos, cuando se acerca la prescripción o cuando el deudor está vendiendo activos o anuncia una reorganización. Para la primera revisión, tenga a mano:

• La factura electrónica con su estado en RADIAN, o el pagaré original con su carta de instrucciones.
• El contrato, la orden de compra o la cotización aprobada.
• Las remisiones o guías firmadas que prueban la entrega.
• El estado de cuenta y los correos donde el cliente acepta lo que debe.

Cobro prejurídico: requerimiento y acuerdo de pago

La etapa prejurídica busca el pago sin juez. Empieza con un requerimiento escrito con el valor exacto, los documentos que lo soportan, los intereses y un plazo. Si la obligación tenía fecha de pago, el deudor está en mora desde que la dejó pasar (artículo 1608 del Código Civil). Ese requerimiento escrito también interrumpe la prescripción, pero solo una vez (artículo 94 del CGP).

Si el cliente propone cuotas, el acuerdo debe quedar firmado por el deudor o su representante legal, con el monto reconocido, cada cuota y su fecha, la tasa de mora y una cláusula aceleratoria. Bien redactado, deja una obligación expresa, clara y exigible que proviene del deudor y puede servir como título ejecutivo (artículo 422 del Código General del Proceso, CGP). Además, al reconocer la deuda el deudor interrumpe la prescripción (artículo 2539 del Código Civil) y el término vuelve a empezar (artículo 2536).

Cobro jurídico: el proceso ejecutivo

Si no hubo pago, sigue la demanda ejecutiva, que se apoya en el título ejecutivo (artículo 422 del CGP).

1. Mandamiento de pago. El juez ordena al deudor pagar en cinco días, con intereses (artículos 430 y 431).
2. Excepciones. El deudor tiene diez días desde la notificación para defenderse, por ejemplo alegando pago o prescripción (artículo 442).
3. Seguir adelante. Si no se defiende a tiempo, el juez ordena seguir la ejecución, rematar lo embargado y lo condena en costas (artículo 440).

Las medidas cautelares no esperan: desde la presentación de la demanda se puede pedir el embargo y secuestro de bienes del deudor (artículo 599 del CGP). Por regla general, lo embargado no puede valer más del doble del crédito, sus intereses y las costas, y si el deudor propone excepciones de mérito puede pedir que usted preste caución hasta por el 10 % de la ejecución, so pena de levantar la medida. Lea nuestra guía sobre cómo funcionan los procesos ejecutivos en Colombia.

Factura electrónica, pagaré y cuotas de administración

Factura electrónica. Es título valor si corresponde a bienes entregados o servicios prestados (artículo 772 del Código de Comercio), cumple los artículos 621 del mismo código y 617 del Estatuto Tributario y trae la fecha de recibo con el nombre, la identificación o la firma de quien la recibe y la constancia del estado de pago (artículo 774). Queda aceptada si el comprador lo hace de forma expresa o si no reclama dentro de los tres días hábiles siguientes a recibirla (artículo 773). Para la electrónica, ese plazo corre desde el recibo de la mercancía o del servicio y el emisor deja constancia de la aceptación tácita en RADIAN (artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015).

Según la Sala Civil de la Corte Suprema, inscribir la factura en RADIAN, el registro de la DIAN, solo se exige para hacerla circular, no para cobrarla (sentencia STC11618-2023). No todos los juzgados lo aplican igual: revise los eventos de recibo con su proveedor de facturación antes de demandar.

Pagaré y carta de instrucciones. Además de la firma de quien lo crea, lleva la promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero, el beneficiario, si es a la orden o al portador y la forma de vencimiento (artículos 621 y 709 del Código de Comercio). Si se firmó con espacios en blanco, se llena estrictamente según las instrucciones del firmante (artículo 622), que conviene dejar por escrito. Llenarlo por fuera de ellas le da una defensa al deudor.

Cuotas de administración. El título ejecutivo del conjunto es solo el certificado de deuda que expide el administrador, sin requisitos adicionales (artículo 48 de la Ley 675 de 2001), y la mora causa intereses de una y media veces el interés bancario corriente, salvo que la asamblea fije uno menor (artículo 30). Para lo demás, consulte a nuestro abogado de propiedad horizontal en Bogotá.

Plazos de prescripción

La acción cambiaria directa, la del pagaré o la factura título valor, prescribe en tres años desde el vencimiento (artículo 789 del Código de Comercio). La acción ejecutiva con otros títulos prescribe en cinco años (artículo 2536 del Código Civil).

La demanda interrumpe la prescripción solo si el mandamiento de pago se notifica al deudor dentro del año siguiente a su notificación al demandante; si no, la interrupción ocurre cuando se notifique al deudor (artículo 94 del CGP). Si el deudor alega la prescripción y el término ya corrió, el cobro se cae.

Intereses de mora y centrales de riesgo

En negocios mercantiles sin tasa pactada, la mora es de una y media veces el interés bancario corriente, y ese también es el techo: si se cobra más, el acreedor pierde todos los intereses (artículo 884 del Código de Comercio) y debe devolver el exceso más una suma igual (artículo 72 de la Ley 45 de 1990). Superar ese límite puede ser delito de usura (artículo 305 del Código Penal).

Para reportar a un cliente, persona natural o empresa (artículo 3 de la Ley 1266 de 2008), necesita su autorización previa (artículo 8, numeral 5; Corte Constitucional, sentencia T-360 de 2022), enviarle una comunicación previa y esperar veinte días calendario desde su envío (artículo 12). Si la deuda no supera el 15 % de un salario mínimo mensual, son dos comunicaciones en días distintos (parágrafo 2 del artículo 13). El reporte debe hacerse dentro de los dieciocho meses siguientes a la mora (artículo 8, numeral 11).

Lo que la ley no le deja hacer al cobrar

La Ley 2300 de 2023 (exequible según la sentencia C-278 de 2024) protege a los consumidores frente a la cobranza y obliga a quien cobre, directamente, por terceros o como cesionario (artículo 1). Con un deudor consumidor:

• Solo puede contactarlo por los canales que él autorizó (artículo 2).
• De lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos (artículo 3).
• Tras un contacto directo, no puede usar varios canales en la misma semana ni buscarlo más de una vez en un día (artículo 3).
• No puede llamar a sus referencias personales ni cobrarle con visitas a su casa o su trabajo, salvo excepciones (artículos 4 y 6).

La ley no define consumidor, y el Estatuto del Consumidor solo incluye a la empresa que compra algo no ligado intrínsecamente a su actividad (artículo 5 de la Ley 1480 de 2011); por eso su aplicación entre empresas es discutible. Recomendamos respetar esos límites siempre.

Si el deudor entra en reorganización o liquidación

Desde el inicio de una reorganización no puede admitirse ni continuarse ninguna ejecución contra el deudor, y las que estaban en curso pasan al proceso concursal (artículo 20 de la Ley 1116 de 2006). En la liquidación judicial ocurre algo parecido (artículo 50, numeral 12). Si el deudor es persona natural no comerciante o pequeña comerciante y se acepta su negociación de deudas, las ejecuciones se suspenden y seguir cobrándole tras comunicarse la admisión acarrea sanciones (artículos 532 y 545 del CGP, modificados por la Ley 2445 de 2025).

Si también demandó a avalistas o codeudores, el juez le pregunta si prescinde de cobrarles; si guarda silencio, la ejecución sigue contra ellos (artículo 70 de la Ley 1116). Vea también nuestra página sobre la reorganización empresarial de la Ley 1116.

Cómo se pactan los honorarios

Por escrito y antes de empezar, en un contrato que dice qué etapas cubre el encargo. Lo usual es separar el cobro prejurídico del proceso ejecutivo. Puede ser un valor fijo, un componente sobre lo efectivamente recuperado o una mezcla de ambos, según el monto y los documentos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para iniciar el cobro de cartera por vía judicial?

Con un pagaré o una factura título valor, tres años desde el vencimiento (artículo 789 del Código de Comercio). Con otros títulos ejecutivos, cinco años (artículo 2536 del Código Civil).

¿Qué diferencia hay entre cobro prejurídico y cobro jurídico?

El prejurídico se hace sin juez: requerimiento y acuerdo de pago firmado. El jurídico es la demanda ejecutiva, con mandamiento de pago y, si se piden, medidas como el embargo de bienes.

¿Puedo embargar las cuentas del deudor antes de la sentencia?

Sí. Desde la demanda ejecutiva se puede pedir el embargo de sus bienes, incluidas las cuentas, con los límites de ley; si el deudor propone excepciones, puede pedir que usted preste caución (artículos 593 y 599 del CGP).

¿Mi factura electrónica sirve para un proceso ejecutivo?

Sí, si cumple los artículos 772 a 774 del Código de Comercio y fue aceptada de forma expresa o tácita. Si no, pierde la calidad de título valor, pero el negocio sigue siendo válido (artículo 774) y la deuda se puede reclamar por otra vía judicial.

¿Puedo reportar a un cliente moroso en las centrales de riesgo?

Sí, si el cliente autorizó el reporte de antemano y usted le envía una comunicación previa y espera veinte días calendario desde su envío (artículos 8 y 12 de la Ley 1266 de 2008).

¿Qué pasa con mi cobro si el deudor pide reorganización?

Desde que la reorganización se inicia, no desde la solicitud, no se pueden admitir ni continuar ejecuciones contra él (artículo 20 de la Ley 1116 de 2006). Contra avalistas y codeudores la ejecución puede seguir (artículo 70).

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